Conservation et rangement des documents administratifs

Faire appel à un coach de rangement Factures, avis d’imposition, bulletins de salaire, toutes ces paperasses envahissent toute la maison, notamment quand ils s’entassent. Tellement ces documents immergent au point où parfois, certaines factures sont impayées. Pauline Levasseur est une sorte de super-secrétaire personnelle, à vrai dire un coach en rangement. Les bras chargés de classeurs et d’étiquettes, elle vole au secours de ceux qui sont immergés dans les paperasses. Il suffit de pochettes de couleurs pour mettre de l’ordre et sortir la tête du lot de papiers. Chaque couleur représentera une catégorie de documents. Le tri se fera par ordre chronologique. Les documents importants seront ainsi archivés proprement, et ceux qui sont inutiles seront jetés.

Trier les documents selon leur importance Il est inutile de conserver tous les papiers. Les factures EDF et de téléphonie ainsi que les autres charges se gardent 2 ans au plus. Les quittances de loyer comme les relevés bancaires se gardent durant 5 ans. Toutes les déclarations de revenus se conservent 3 ans. Comptez 2 ans pour les remboursements de la sécurité sociale. Les bulletins de salaire et les contrats de travail se conservent à vie. Le reste sera jeté. Et pas n’importe comment pour que des individus malintentionnés ne les récupèrent dans la poubelle. Ces personnes risquent en effet d’usurper votre identité. Chaque année, 100 mille Français sont victimes de ce genre d’arnaque. Il n’est rien de plus judicieux qu’un broyeur de documents pour détruire les papiers et les informations qu’ils contiennent. Vous pouvez également les déchirer en deux et séparer chaque moitié dans deux poubelles différentes.

Dématérialiser les documents Les services d’un coach de rangement s’avèrent souvent onéreux. Il existe toutefois d’autres solutions vous permettant de ne pas crouler sous les paperasses. La dématérialisation de document en est une. Vous demandez alors à votre banque que vos relevés bancaires soient envoyés par email. Cette demande est valable auprès de votre employeur ou de votre mutuelle. A part la dématérialisation, le rangement des documents peut se faire par soi-même sur internet. Vous pouvez alors utiliser un Cloud, une sorte de coffre-fort électronique. Chaque dossier correspond à une thématique et sera stocké sur un serveur en ligne. Il suffit de scanner les documents en papier pour le transférer sur le Cloud. Les versions numériques sont certifiées copie conforme à l’original. L’endroit où sont installés les serveurs de sauvegarde est placé sous haute surveillance. Pour y accéder, il faut se soumettre à d’importants contrôles de sécurité. Pour prévenir une panne, l’incendie ou le piratage, les copies de sauvegarde sont multipliées.

Pensez également au porte-documents

Faire appel à un coach en rangement est une bonne idée surtout si vous êtes submergé dans la paperasse. Cependant, si vous n’avez pas de budget conséquent pour contacter cette super-secrétaire personnelle, vous pouvez d’abord vous contenter des porte-documents. Sur le marché, vous pouvez trouver ces accessoires en plusieurs tailles, ainsi, vous pourrez choisir le modèle qui vous convient le mieux, en fonction de vos besoins et de vos habitudes. Si vous le souhaitez, vous pouvez acheter un porte document personnalisé.

Avec cet accessoire, vous pourrez mieux ranger vos différents documents. En effet, le porte-documents présente plusieurs avantages :

• Il est assez léger : ce qui vous permet de le transporter sans problème.
• Il est organisé : dans un porte-documents, vous avez plusieurs poches internes, ce qui vous permet de bien ranger vos documents par type, date, importance, etc. Vous avez même des poches adaptées pour le rangement des clés, stylos, smartphone et autres petits objets.
• Il est assez durable : si vous faites un bon choix, vous pourrez utiliser votre porte-documents pendant plusieurs années sans problème, surtout ceux en cuir.

Alors, commencez dès aujourd’hui à utiliser un portefeuille pour ranger vos documents administratifs et vous verrez que cela va vous simplifier la vie.