Les professions libérales regroupent un grand nombre de métiers. Architecte, médecin, avocat, expert-comptable, artisan… tous ces professionnels peuvent travailler en libéral et bénéficier d’une totale indépendance. Bien qu’elles soient très avantageuses, les professions libérales ont également des inconvénients. Avec une profession libérale, le travailleur doit gérer seul toutes ses charges de travail. Pour vous assister dans vos activités et mieux vous organiser, un service de télésecrétariat vous sera d’une grande utilité. Découvrez ici l’importance du télésecrétariat pour les professions libérales.
Les nombreux avantages d’un service de télésecrétariat
La majorité des entreprises compte dans leur rang au moins un secrétaire. Ce dernier a principalement pour rôle de recevoir les appels des clients et des collaborateurs et de répondre à leurs différentes préoccupations. Le secrétaire s’occupe aussi de la gestion des dossiers client et de la planification des rendez-vous. Si vous exercez une profession libérale, l’assistance d’un secrétaire vous sera par ailleurs très utile. Cependant, employer un secrétaire implique des dépenses supplémentaires importantes telles que le paiement du salaire et des charges sociales. Pour les professions libérales, le télésecrétariat est une meilleure option.
Le télésecrétariat est l’ensemble des services de secrétariat réalisés à distance par un prestataire spécialisé pour le compte d’un professionnel ou d’une entreprise. C’est une alternative intéressante et très avantageuse pour ceux qui exercent un métier libéral. Avec le télésecrétariat, vous bénéficiez de tous les services d’un secrétaire compétent sans recruter un employé. Dès que vous avez besoin de l’assistance d’un secrétaire, il suffit de faire appel à un prestataire spécialisé. Ce dernier vous facturera uniquement les périodes de votre collaboration. Ce service ponctuel vous permet d’éviter les contraintes financières liées à l’embauche d’un secrétaire à temps plein. La plupart des contrats de télésecrétariat sont soumis à des grilles tarifaires fixes. Cela vous permet d’éviter les mauvaises surprises et de maitriser votre budget.
En dehors des avantages économiques, le télésecrétariat vous permet d’améliorer votre relation client. Les télésecrétaires se chargent des tâches subsidiaires qui peuvent prendre tout votre temps. Ils assurent la permanence téléphonique et la prise de messages. Les télésecrétaires se chargent également de l’envoi des courriers, de la gestion des agendas et de la mise en relation clientèle. Tout comme les secrétaires classiques, les télésecrétaires tiennent compte de vos instructions pour vous assister efficacement dans vos activités. Grâce à leur assistance, vous pouvez mieux vous concentrer sur le cœur de votre métier et améliorer la qualité de vos services. Le télésecrétariat vous garantit un travail professionnel, rapide et efficace.
En ayant recours à un service de secrétariat à distance, votre accueil téléphonique est géré par des experts. Les télésecrétaires sont des personnes chaleureuses et formées pour leur métier. Que vous soyez psychologue, coach, styliste, artisan… le télésecrétariat est pour vous un excellent moyen de vous démarquer de la concurrence et de développer votre notoriété.
Comment trouver le meilleur service de télésecrétariat ?
Il existe de nombreux prestataires de service de télésecrétariat. Pour trouver le meilleur service de secrétariat à distance, vous pouvez vous fier aux recommandations de votre entourage professionnel. Il est possible que vos collègues ou vos partenaires aient déjà eu recours à un service de secrétariat à distance. Demandez-leur qui ils ont embauché et quelle a été leur expérience. Avec leurs recommandations, vous pouvez trouver le meilleur service de télésecrétariat.
Par ailleurs, il est possible de trouver de bons services de télésecrétariat sur internet. La majorité des prestataires de service de secrétariat à distance mettent en effet leur site internet à la disposition de leur clientèle. Rendez-vous sur ces sites et consultez les différentes offres proposées. En fonction de vos besoins, vous pouvez sélectionner les prestataires qui vous conviennent. N’hésitez pas à demander des devis gratuits pour estimer votre budget. Comparez les différentes offres afin de choisir l’option la plus économique.
Ce qu’il faut rechercher lors de l’embauche d’un télésecrétaire
Le choix du service de télésecrétariat doit se faire comme un recrutement classique. Il ne s’agit pas d’inviter les prestataires pour un entretien d’embauche, mais de rechercher certaines qualités chez votre futur collaborateur.
Le premier critère important pour le choix d’un service de télésecrétariat est l’expérience. Les entreprises expérimentées dans le domaine des services de secrétariat à distance sont bien organisées et disposent d’une équipe compétente. En confiant votre accueil téléphonique et votre agenda à une entreprise expérimentée, vous pouvez être sûr de bénéficier d’un service de bonne qualité. Un autre critère important pour le choix d’un fournisseur de télésecrétariat est la personnalisation des services. Le prestataire doit vous proposer des offres sur mesure qui répondent à vos besoins.
Pour garantir le professionnalisme de votre secrétariat, votre télésecrétaire doit par ailleurs avoir des connaissances basiques dans votre domaine d’activité et s’adapter aux particularités de votre métier. Ainsi, il pourra discuter aisément avec tous vos clients et collaborateurs et répondre à leurs préoccupations en utilisant les termes techniques propres à votre domaine d’activité. Avant de choisir un prestataire, vous devez donc vous assurer que son équipe est suffisamment formée pour assurer une gestion professionnelle de votre secrétariat.
En tant que travailleur libéral, les clients peuvent avoir besoin de vos services en urgence. C’est le cas par exemple des professionnels de santé et des artisans. Pour répondre rapidement aux demandes d’intervention d’urgence, priorisez les prestataires qui vous assurent une permanence téléphonique en continu. Vous pouvez ainsi être joignable 24 h/24 et 7 j/7.
Certains fournisseurs de secrétariat à distance mettent à la disposition de leurs clients des applications ou des logiciels performants. Ces outils vous permettent d’optimiser l’efficacité de votre secrétariat. Enfin, votre prestataire de service de télésecrétariat doit garantir la confidentialité des données de vos clients. Pour cela, vérifiez si les pratiques du fournisseur respectent le Règlement général sur la protection des données (RGPD).
Conseils pour gérer efficacement un secrétaire à distance
Bien que le télésecrétariat soit efficace et très avantageux, travailler avec un secrétaire à distance peut être compliqué, surtout pour ceux qui n’en ont pas l’habitude. Toutefois, avec une bonne organisation, vous pouvez gérer efficacement votre télésecrétaire.
Pour une meilleure collaboration avec votre télésecrétaire, il est important de communiquer. Donnez des consignes et des instructions claires sur la gestion de vos appels et de votre agenda. En cas d’imprévus qui impliquent une modification de votre agenda, n’oubliez pas d’avertir votre télésecrétaire. Ce dernier se chargera d’annuler les rendez-vous programmés. Pour réaliser certaines démarches, votre télésecrétaire peut vous demander des documents spécifiques. Transmettez les documents à temps pour faciliter l’organisation du travail.
Pour assurer l’efficacité de vos services, demandez régulièrement des comptes rendus à votre télésecrétaire. Il doit vous fournir en temps réel les informations utiles qui ont rapport avec votre clientèle ou vos partenaires. Il peut par exemple s’agir d’une demande d’intervention en urgence ou d’un message important de vos partenaires.
N’oubliez pas de faire des retours sur la qualité du service de votre prestataire de télésecrétariat. Pour mieux évaluer votre télésecrétaire, demandez les avis de vos clients ou collaborateurs qui ont eu à discuter avec ce dernier. Vous pouvez même vous faire passer pour un client et appeler le service de télésecrétariat. Cela vous permet d’apprécier directement la qualité de votre service téléphonique.
Quel est le coût d’un service de télésecrétariat ?
Le prix d’un service de secrétariat téléphonique varie en fonction de plusieurs facteurs. Le volume d’appels, le nombre de messages transmis et les tâches personnalisées sont quelques facteurs de variation du prix d’un service de télésecrétariat. En général, les prestataires proposent des packages de services avec diverses options à des prix variés. Pour la gestion des appels, ils facturent en moyenne 0,88 euro par appel. En ce qui concerne la gestion des SMS, il faut prévoir 0,9 euro par message.
Les meilleurs fournisseurs de télésecrétariat proposent des tarifs transparents, sans frais cachés et qui ne varient pas sur plusieurs mois. Certains prestataires vous envoient par mail un relevé intermédiaire de votre facture chaque semaine. Cela vous permet de suivre votre consommation. Si vous optez pour un service de télésecrétariat permanent, vous recevrez vos factures par mois.
